« À partir de quand avons-nous besoin d’une fonction RH ? » « Devons-nous engager quelqu’un ou pouvons-nous encore nous faire accompagner ponctuellement ? »
Je reçois régulièrement ce type de questions de la part de petites et moyennes entreprises.
Des entreprises qui ont déjà des collaborateurs, recrutent, accompagnent leurs équipes, gèrent des situations individuelles, réfléchissent aux rémunérations, organisent des formations… Bref, elles font déjà des RH.
La question est donc moins de savoir s’il faut « faire des RH » que de déterminer comment et à quel moment structurer cette fonction.
Une PME de 20, 30 ou 50 personnes n’a pas forcément besoin d’un RH à temps plein. Les recherches sur les pratiques RH dans les PME ne font d’ailleurs pas apparaître de seuil de taille systématique à partir duquel une fonction RH devrait être créée.
Les besoins évoluent avec la taille de l’entreprise, mais aussi avec son secteur d’activité, ses ambitions de croissance et la manière dont le dirigeant considère l’investissement dans les personnes.
Une entreprise de 30 collaborateurs en forte croissance n’aura pas nécessairement les mêmes besoins qu’une entreprise de 50 collaborateurs très stable. Ce n’est donc pas le nombre de salariés qui déclenche à lui seul le besoin d’une fonction RH.
Le véritable point de bascule intervient plutôt lorsque la complexité humaine de l’entreprise dépasse ce que le dirigeant, les managers et l’administration peuvent raisonnablement absorber.
Alors, comment savoir si ce moment est arrivé ?
Il n’existe pas de formule magique. Je vous propose plutôt de regarder cinq dimensions :
- La taille : combien sommes-nous aujourd’hui ?
- La croissance : à quelle vitesse l’entreprise évolue-t-elle ?
- La complexité : combien avons-nous de métiers, d’équipes, de managers, de situations différentes ?
- La charge : combien de temps le dirigeant, les managers ou l’administration consacrent-ils aux sujets RH ?
- La stratégie : avons-nous une vision claire des personnes, des compétences et de l’organisation dont nous aurons besoin pour atteindre nos objectifs ?
C’est le croisement de ces éléments qui permet de déterminer le niveau de structuration RH dont l’entreprise a réellement besoin.
Voici quelques signaux qui peuvent également vous mettre sur la piste :
- Le dirigeant consacre régulièrement du temps à des tâches RH qui pourraient être déléguées.
- Les managers ont de plus en plus besoin d’un interlocuteur pour leurs questions RH.
- Plusieurs pratiques RH existent, mais personne n’en a réellement la vue d’ensemble.
- Les décisions de recrutement, de rémunération, d’évolution ou de formation sont encore largement prises au cas par cas.
- Des situations individuelles ou des questions du personnel émergent sans que personne ne puisse réellement les prendre en charge.
- Certains sujets RH restent en attente faute de temps ou de responsable identifié.
- L’entreprise grandit rapidement, mais les pratiques RH ne suivent pas le même rythme.
- Vous commencez à vous demander quelles compétences et quels profils seront nécessaires pour soutenir la stratégie de demain.
Si plusieurs de ces situations vous parlent, la question n’est peut-être plus de savoir s’il faut faire des RH, mais comment mieux les organiser.
Une fonction RH ne commence pas nécessairement par un poste RH.
Instaurer une fonction RH ne signifie pas nécessairement engager immédiatement un responsable RH à temps plein.
Dans une petite organisation, une personne peut prendre en charge tout ou partie des sujets RH, à temps plein ou à temps partiel.
La fonction peut aussi être externalisée, lorsque le besoin est ponctuel, spécialisé ou que le volume ne justifie pas encore une ressource interne.
Enfin, un modèle hybride peut combiner les deux : une personne en interne assure le suivi quotidien, tandis qu’un partenaire externe apporte expertise, recul ou soutien sur certains sujets.
L’essentiel est qu’une responsabilité RH soit clairement identifiée dans l’entreprise.
Projet, accompagnement récurrent… ou les deux ?
Le niveau de présence nécessaire dépend ensuite de la nature des besoins.
Certaines entreprises ont surtout besoin d’un accompagnement en mode projet :
- structurer les fonctions et responsabilités ;
- construire un référentiel de compétences ;
- revoir une politique salariale ;
- préparer une nouvelle obligation réglementaire ;
- structurer les processus de recrutement ou d’intégration.
D’autres entreprises ont besoin d’un soutien plus récurrent pour accompagner les managers, suivre les recrutements, répondre aux questions RH, structurer progressivement les pratiques ou assurer le suivi des actions.
L’internalisation devient souvent plus pertinente lorsque les problématiques RH sont nombreuses et récurrentes, que les managers ont besoin d’un interlocuteur régulier ou que l’entreprise connaît une forte croissance.
À l’inverse, l’externalisation peut être adaptée à un besoin ponctuel, spécialisé ou lié à un projet.
Et parfois, le meilleur choix est de combiner les deux.
C’est d’ailleurs l’un des modèles d’accompagnement que je propose aux PME : intervenir comme une ressource RH externalisée quelques jours par mois, tout en pouvant prendre en charge ponctuellement des projets spécifiques.
L’objectif n’est pas de remplacer durablement une fonction interne, mais de donner à l’entreprise la capacité RH dont elle a besoin, au moment où elle en a besoin.
Alors, pourquoi instaurer une fonction RH, même limitée ?
1. Pour permettre au dirigeant de se concentrer là où il crée le plus de valeur
Dans une petite entreprise, le dirigeant est souvent naturellement impliqué dans les sujets RH : recrutements, entretiens, questions des collaborateurs, situations individuelles, formations…
Avec le temps, ces tâches peuvent représenter une part importante de son agenda.
Déléguer une partie de ces responsabilités ne signifie pas se désintéresser de ses équipes.
Cela permet au contraire au dirigeant de consacrer davantage de temps à ce qui nécessite réellement son intervention : la stratégie, le développement de l’entreprise, les clients et les décisions qui font avancer l’organisation.
2. Pour donner de la cohérence à ce qui existe déjà
Une PME n’a généralement pas « aucune RH ». Elle a souvent beaucoup de petites initiatives RH qui se sont construites au fil du temps :
- Une fiche de fonction ici.
- Un entretien annuel là.
- Une procédure de recrutement.
- Quelques formations.
- Certaines règles salariales.
- Un suivi des absences et congés.
Pris individuellement, tout cela peut fonctionner.
Le problème apparaît lorsque ces éléments se développent un peu plic-ploc, sans véritable vision d’ensemble.
La fonction RH permet alors de prendre du recul, d’identifier les incohérences ou les manques et surtout de mettre ces différents éléments en lien les uns avec les autres.
Les outils RH ne devraient pas être isolés : ils doivent contribuer à une même logique.
3. Pour donner un cadre et un soutien aux managers
Dans une PME, les managers deviennent rapidement des acteurs RH : Ils recrutent, accueillent les nouveaux collaborateurs, donnent du feedback, fixent des objectifs, évaluent, accompagnent les évolutions et gèrent parfois des situations difficiles.
Pourtant, ils ne disposent pas toujours des outils ou des repères nécessaires.
Une fonction RH ne consiste pas à faire les RH à leur place. Elle permet de clarifier qui fait quoi, de donner un cadre commun et d’accompagner les managers lorsqu’une situation dépasse leur rôle ou leurs compétences.
4. Pour accompagner la croissance et soutenir la stratégie de l’entreprise
Ce qui fonctionne à 15 personnes ne fonctionne pas nécessairement à 40.
Lorsque l’entreprise grandit, les métiers se diversifient, les niveaux de management apparaissent, les informations circulent moins facilement et les décisions doivent être davantage structurées.
La croissance crée de la complexité.
La fonction RH permet d’accompagner cette évolution en travaillant progressivement sur les fondations : rôles et responsabilités, compétences, recrutement, intégration, management, performance, rémunération…
Il ne s’agit pas de bureaucratiser l’entreprise, mais de mettre suffisamment de structure là où la croissance l’exige, sans perdre l’agilité qui fait souvent la force des PME.
La fonction RH permet ainsi de mettre en cohérence les personnes, les compétences, l’organisation et les pratiques RH avec la stratégie de l’entreprise.
Elle ne se contente plus de répondre aux besoins d’aujourd’hui : elle contribue à préparer l’entreprise à ceux de demain.
Finalement, faut-il une fonction RH ?
Peut-être… mais pas nécessairement un RH interne à temps plein.
La bonne question n’est probablement pas : « À partir de combien de collaborateurs faut-il engager un RH ? »
Elle est plutôt : « De quelle capacité RH notre entreprise a-t-elle besoin aujourd’hui… et de quelle capacité aura-t-elle besoin demain ? »
Cette capacité peut être internalisée, externalisée ou partagée.
Elle peut représenter quelques heures par semaine, quelques jours par mois ou un poste à temps plein. Elle peut répondre à des besoins récurrents, à des projets ponctuels, ou aux deux.
L’important est que quelqu’un porte réellement la fonction RH et que celle-ci soit suffisamment structurée pour accompagner l’entreprise, ses managers et ses collaborateurs.
Il n’existe pas de taille idéale pour créer une fonction RH.
Il existe en revanche un moment où ne pas la structurer commence à coûter plus cher que de la structurer.
Au fond, c’est peut-être là l’essentiel :
La question n’est pas de savoir à partir de combien de collaborateurs une PME doit avoir une fonction RH.
La vraie question est de savoir si l’entreprise dispose aujourd’hui de la capacité RH nécessaire pour accompagner son fonctionnement, ses équipes et ses ambitions.
Cette capacité peut être portée par une personne en interne, par un partenaire externe ou par une combinaison des deux.
L’essentiel est qu’elle soit identifiée, suffisamment disponible et structurée.
Parce qu’une entreprise peut très bien avoir 20 collaborateurs et déjà avoir besoin d’une vraie fonction RH. Comme elle peut en avoir 50 sans avoir besoin, à ce stade, d’un RH à temps plein.
Ce n’est donc pas la taille qui doit dicter le modèle RH. C’est le besoin de l’entreprise.
